Soluzioni digitali per le aziende

La ELO ECM Suite (Enterprise Content Management) è il software aziendale ideale in grado di fornire una maggiore trasparenza e velocità in tutte le aree dell'azienda.
Consente non solo l’archiviazione documentale e a prova di revisione, ma anche di lavorare con documenti attivi all'interno di un sistema intelligente. 
Documenti, dati e informazioni di ogni tipo vengono trovati rapidamente, collegati ai workflow, discussi mediante collaboration tool o valutati con strumenti di analisi. 

ELO ECM significa lavorare con documenti "vivi" all'interno di un sistema intelligente. Ciò consente di cercare documenti, dati e informazioni di ogni tipo, di collegarli ai workflow, di discuterli mediante collaboration tool o valutarli con strumenti di analisi.

Un sistema ECM è uno degli snodi centrali dell'ambiente informatico dell'azienda. Comunica con tutti i sistemi, crea processi di lavoro digitalizzati in diversi reparti e offre ampliamenti tecnici per risolvere i problemi più svariati.

Come introdurre efficacemente in azienda un sistema ECM?
Non si tratta di abolire processi collaudati o smantellare postazioni di lavoro, bensì di ripensare quei processi analogici ricorrenti che impediscono a voi e ai collaboratori di concentrarsi sull’essenziale: il successo commerciale dell’azienda.
È proprio qui che entra in gioco il sistema ECM proposto da Setec: processi automatizzati, gestione digitale delle informazioni, sicurezza e protezione dei dati. 
Ma come fare per introdurre efficacemente in azienda un sistema ECM?
Coinvolgete sin dall’inizio tutti i soggetti interessati, sia quelli dotati di potere decisionale, sia i futuri utenti, nell’introduzione del sistema ECM. 

I REQUISITI CHIAVE
Tutto all’inizio risulta difficile. Per questo è opportuno, per prima cosa, definire una specifica tecnica degli aspetti e dei requisiti chiave che devono essere soddisfatti in via prioritaria dal sistema ECM. Molte aziende partono dalla contabilità: non è raro, infatti, che i progetti ECM inizino con l’introduzione di un sistema per la digitalizzazione delle fatture in arrivo e che successivamente le altre aree specializzate, come quella del personale o quella legale, seguano il buon esempio.

ANALISI PROCESSI AZIENDALI ESISTENTI
Una volta identificati i requisiti chiave e definito il progetto pilota, analizzate la situazione effettiva dei processi aziendali esistenti. Durante tale analisi è importante documentare dettagliatamente le singole fasi di processo e raccogliere le informazioni supplementari a esse collegate. Ad esempio, nell’area contabilità è presente un corposo archivio cartaceo che potrebbe essere digitalizzato? E quali sistemi terzi (ad es. sistemi di contabilità o ERP) devono essere collegati al sistema ECM? In questa fase del progetto dovete rispondere a questi e a numerosi altri quesiti.

DEFINITE I VOSTRI OBIETTIVI
Nella fase successiva definite gli obiettivi che desiderate conseguire con l’introduzione della soluzione ECM. In quali punti del processo il sistema ECM può rivelarsi particolarmente vantaggioso? In quali ambiti la soluzione per la digitalizzazione consente di conseguire il risparmio di tempo maggiore e come è possibile risparmiare risorse?
In questa fase è importante anche identificare le misure necessarie per la realizzazione tecnica. L’infrastruttura IT aziendale è pronta per la digitalizzazione? L’archiviazione dei documenti deve avvenire secondo regole definite? E chi può accedere ai diversi documenti?

SCEGLIETE SETEC COME VOSTRO PARTNER
Per introdurre una soluzione ECM è fondamentale avere al fianco un partner forte. Questo è esattamente ciò che è in grado di fare Setec con il suo team dedicato, infatti siamo in grado di seguire l’intero processo di introduzione e implementazione del software in base alle vostre esigenze.

PIANIFICATE ACCURATAMENTE IL PROGETTO CON IL VOSTRO PARTNER SETEC
Una pianificazione accurata è fondamentale per il successo dei progetti ECM. Nella fase di pianificazione è necessario tenere conto dell’esatto svolgimento del progetto, comprese le tempistiche e le relative spese, in modo da poter identificare ed evitare tempestivamente gli eventuali ostacoli.
Setec si occupa anche di implementare gradualmente il progetto. Così facendo i sistemi della produzione non vengono compromessi e la soluzione per la digitalizzazione può inserirsi progressivamente. Inizialmente, quindi, si consiglia di configurare il sistema ECM su un sistema di sviluppo e di prova, per poi passare alla gestione produttiva solo nell’ultima fase. In questo modo il passaggio ha luogo senza frizioni e i processi in corso possono essere trasferiti comodamente al sistema ECM.

ELO ECM è la proposta Setec per tutte le aziende, è la soluzione che vi offre tutta la flessibilità che cercate: il sistema software completo per la digitalizzazione dei processi aziendali ritagliato sulle esigenze della vostra azienda e sempre ampliabile per far fronte a nuove circostanze o requisiti più severi.